Secara tidak terduga, saat perusahaan atau bisnis mempersiapkan diri untuk berkembang dan memasuki pasar, mereka akan dihadapi dengan pertanyaan apa itu sistem manajemen mutu. Ketika Anda berpikir mengenai cara kerja sebuah bisnis, hal pertama yang mungkin terlintas di benak Anda adalah proses dan departemen yang umum, seperti pngembangan produk (product development), sales, marketing, HR, dan sebagainya.
Namun, tahukah Anda bahwa setiap area operasional ini digerakkan oleh sistem menyeluruh, yaitu sistem manajemen mutu atau Quality Management System (QMS).
Penggunaan alat bantu Quality Management System dapat membantu Anda meningkatkan kualitas dan kepatuhan sekaligus mengurangi biaya operasional. Alat-alat tersebut dapat digunakan di seluruh organisasi atau di dalam departemen tertentu, seperti departemen kualitas, regulasi, pengembangan produk, dan lainnya.
Pada artikel kali ini kami akan membahas lebih dalam seputar Quality Management System. Simak artikel ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai apa itu QMS.
Key Takeaways:
Quality Management System (QMS) atau dikenal juga sebagai Sistem Manajemen Mutu (SMM) didefinisikan sebagai sistem terstruktur yang mendokumentasikan proses bisnis, prosedur, dan tanggung jawab untuk terus memberikan produk atau jasa berkualitas tinggi yang memenuhi kebutuhan pelanggan dan persyaratan peraturan.
Berdasarkan ISO 9001:2015, ada 7 prinsip dasar QMS yang menjadi dasar standar manajemen ISO, antara lain customer focus, leadership, engagement of people, process approach, improvement, evidence-based decision, dan relationship engagement.
Dengan menerapkan Quality Management System, perusahaan dapat menerima manfaat berupa menurunkan biaya operasional, risiko operasional yang lebih rendah, meningkatkan pendapatan, dan menciptakan tim yang lebih kuat.
Apa Itu Quality Management System (QMS)?
Quality Management System (QMS) atau dikenal juga sebagai Sistem Manajemen Mutu (SMM) didefinisikan sebagai sistem terstruktur yang mendokumentasikan proses bisnis, prosedur, dan tanggung jawab untuk terus memberikan produk atau jasa berkualitas tinggi yang memenuhi kebutuhan pelanggan dan persyaratan peraturan. Sistem ini juga dibutuhkan untuk mencapai sasaran mutu produk atau jasa.
QMS merupakan kumpulan proses dan prosedur bisnis yang bertujuan untuk memastikan bahwa kualitas produk atau layanan memenuhi atau bahkan melampaui harapan pelanggan. Sistem manajemen mutu bertujuan untuk menyediakan kerangka kerja yang meningkatkan kemampuan organisasi dalam berkomunikasi, berkolaborasi, dan konsistensi, sekaligus mengurangi pemborosan dan mendorong peningkatan untuk mencapai kesuksesan secara berkelanjutan.
ISO 9001:2015 adalah standar internasional yang menetapkan persyaratan untuk sistem manajemen mutu. Standar ini merupakan pendekatan yang paling menonjol untuk Quality Management System.
Meskipun beberapa orang menggunakan istilah QMS untuk menggambarkan standar ISO 9001 atau kelompok dokumen yang merinci QMS, istilah ini sebenarnya mengacu pada keseluruhan sistem. Dokumen-dokumen tersebut hanya berfungsi untuk menjelaskan sistem. ISO 9001 adalah salah satu contoh sistem manajemen mutu.
7 Prinsip Dasar Quality Management System
Berdasarkan ISO 9001:2015, ada 7 prinsip dasar QMS yang menjadi dasar standar manajemen ISO. Dengan mengikuti prinsip-prinsip dasar QMS berikut, kepuasan pelanggan yang lebih baik, kinerja yang lebih kuat, dan bisnis yang konsisten dapat tercapai.
1. Customer Focus
Mengembangkan fokus pelanggan yang kuat adalah prinsip dasar QMS yang sangat baik untuk menunjukkan komitmen Anda terhadap kualitas. Salah satu kunci dalam melakukan hal ini adalah dengan mengumpulkan feedback pelanggan. Hal ini dapat membantu Anda menemukan ketidaksesuaian dan meningkatkan proses Anda sehingga bisnis dapat dengan lebih baik memperkuat kinerjanya.
Selain meningkatkan kepuasan pelanggan, bisnis Anda juga harus mempertimbangkan kepentingan pemangku kepentingan lainnya, baik pemilik, karyawan, pemasok, investor, maupun masyarakat luas.
2. Leadership
Kepemimpinan bertujuan untuk menetapkan dan menentukan tujuan arah masa depan perusahaan Anda. Visi perusahaan harus dikomunikasikan secara efektif agar dapat memastikan seluruh tim Anda bekerja untuk mencapai tujuan yang sama, sehingga organisasi memiliki tujuan dan arah yang sama. Hal ini kemudian dapat membantu meningkatkan motivasi dan produktivitas karyawan.
3. Engagement of People
Sistem manajemen mutu seperti ISO 9001 tidak hanya untuk manajemen senior, tetapi proses ini mencakup keterlibatan orang-orang dari semua tingkatan dalam perusahaan untuk mencapai sasaran organisasi. Oleh karena itu, diskusi terbuka akan segala masalah dan berbagi pengetahuan serta pengalaman dengan anggota tim Anda adalah kunci jika Anda ingin memperoleh manfaat penuh dari ISO manajemen mutu Anda.
Sangat penting bagi perusahaan untuk memiliki setiap orang di dalamnya memahami peran mereka dan merasa dihargai atas kontribusinya terhadap keberhasilan perusahaan. Hal ini tidak hanya akan membantu Anda meraih sertifikasi, tetapi juga menunjukkan komitmen organisasi Anda untuk meningkatkan kualitas.
4. Process Approach
Prinsip Plan Do Check Act (PDCA) dari standar ISO 9001 akan membantu Anda mempromosikan budaya yang process-driven di seluruh organisasi Anda. Cara ini telah terbukti dapat memastikan Anda merencanakan, menyediakan sumber daya, dan mengelola proses dan interaksinya secara efektif.
Dengan mengelola berbagai area dalam bisnis Anda secara keseluruhan, Anda akan dapat menyelaraskan operasi untuk efisiensi yang lebih baik, sehingga lebih mudah untuk mencapai hasil yang diharapkan dan tujuan Anda. Berdasarkan analisis dan evaluasi proses yang terkait ini, Anda dapat mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
5. Improvement
Peningkatan untuk mencapai kesuksesan adalah tujuan utama setiap perusahaan. Peningkatan berkelanjutan merupakan hal yang penting dalam sistem manajemen mutu ISO 9001 dan harus menjadi tujuan utama organisasi Anda.
Menerapkan proses untuk mengidentifikasi risiko dan peluang, menemukan dan menyelesaikan ketidaksesuaian, serta mengukur dan memantau uapa Anda dapat membantu Anda dalam menemukan cara untuk meningkatkan kemampuan organisasi dan membuat bisnis Anda lebih kuat.
6. Evidence-based Decision Making
Data yang akurat dan dapat diandalkan sangat penting untuk membuat keputusan yang tepat. Pengambilan keputusan berbasis bukti adalah salah satu prinsip quality management system. Misalnya, untuk menyelesaikan akar masalah ketidaksesuaian, Anda memerlukan bukti yang tepat. Pastikan informasi tersedia bagi mereka yang membutuhkannya dan jaga agar saluran komunikasi tetap terbuka. Analisis dan evaluasi data diperlukan untuk mendapatkan akurasi data untuk mencapai hasil yang diinginkan.
7. Relationship Management
Pemasok Anda dapat menjadi sumber keunggulan kompetitif, namun hal ini dapat dikembangkan melalui hubungan yang dibangun atas kepercayaan. Menjaga hubungan yang langgeng dengan pemasok dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya berarti menyeimbangkan keuntungan finansial jangka pendek dengan strategi jangka panjang yang saling menguntungkan.
Jenis-Jenis Quality Management System
Ada banyak jenis quality management system yang berbeda, masing-masing dengan kelebihan dan kekurangannya sendiri. Berikut adalah jenis-jenis QMS tersebut.
1. Sistem yang Terstandarisasi
Jenis QMS yang satu ini mengandalkan standar yang telah ditetapkan dan mengikuti kode dan peraturan yang telah disepakati. Contoh QMS yang termasuk adalah sertifikasi ISO seperti ISO 9001.
Untuk lulus standar ISO 9001, bisnis harus memenuhi semua persyaratan yang berkaitan dengan kualitas dan dokumentasi, serta audit. Sertifikasi ISO bersifat bebas dan sukarela untuk sebagian besar bisnis. Namun, sertifikasi ISO dapat menjadi persyaratan hukum atau kontrak di sektor dan industri tertentu.
2. Total Quality Management (TQM)
TQM merupakan kerangka kerja manajemen yang bergantung pada upaya berkelanjutan di seluruh organisasi untuk memastikan kesetiaan pelanggan dan kesuksesan dalam jangka panjang. TQM berfokus pada pengukuran proses dan kontrol sebagai sarana peningkatan berkelanjutan.
3. Continuous Quality Improvement
Sistem CQI atau peningkatan kualitas yang berkesinambungan berfokus pada peningkatan bertahap yang berkelanjutan, bukan pada proses dan fungsi. Penekanan sistem manajemen mutu CQI terletak pada tim dan individu, dan pentingnya mereka dalam memastikan kualitas produk dan layanan. Salah satu alat CQI yang paling populer adalah model four-step quality, yaitu siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA).
4. Six Sigma
Six Sigma adalah metode berbasis data yang berfokus pada upaya perbaikan atau peningkatan proses. Dalam pendekatan proses ini, proses didefinisikan, diukur, dianalisis, ditingkatkan, dan dikendalikan untuk mencapai kualitas maksimum.
Manfaat dari Menerapkan Quality Management System
Pentingnya sistem manajemen mutu masih sering diremehkan. Banyak perusahaan mengira bahwa sistem manajemen mutu hanya berlaku untuk bisnis besar, namun kenyataannya tidak demikian. Quality management system dapat memberi manfaat bagi semua ukuran bisnis dalam industri apa pun.
Berikut adalah beberapa manfaat dari menerapkan QMS.
1. Menurunkan Biaya Operasional
QMS mencakup mengidentifikasi pemborosan, kelemahan, dan redundansi, lalu memperbaikinya. Hal ini berarti kemampuan organisasi dalam menciptakan proses yang lebih ramping, lebih kuat, dan lebih efisien yang membutuhkan lebih sedikit usaha dan biaya untuk menjalankannya.
Memotong langkah proses yang berlebihan, mengidentifikasi peningkatan produksi, atau meningkatkan hasil produksi sebesar 10%, semuanya dapat menjadi momen transformasional bagi bisnis Anda dengan dampak finansial yang besar.
2. Risiko Operasional yang Lebih Rendah
Manajemen risiko dan kualitas seringkali bersinggungan. QMS yang kuat harus memperhitungkan risiko operasional, seperti pesaing, perubahan peraturan, dan kelemahan proses bisnis, kemudian mengatasinya dengan proses yang proaktif dan terencana dengan baik.
Semakin tinggi regulasi perusahaan Anda, semakin besar risiko yang Anda hadapi. QMS yang baik akan melindungi perusahaan Anda dari risiko ini, bertindak sebagai selimut pelindung yang membuat Anda tetap bertahan dalam bisnis.
3. Meningkatkan Pendapatan
Dengan meminimalkan biaya dan risiko, pendapatan perusahaan Anda akan meningkat secara alami sebagai hasil dari aktivitas manajemen mutu Anda. Namun, hal tersebut bukan satu-satunya hal yang perlu dipertimbangkan.
Menyelaraskan kolega Anda di sekitar proses standar dan berkualitas tinggi yang memenuhi kebutuhan pelanggan juga dapat meningkatkan retensi dan pengeluaran pelanggan, sehingga mereka tidak akan meninggalkan layanan Anda dan beralih ke tempat lain. Oleh karena itu, memenuhi kebutuhan pelanggan dengan QMS Anda dapat menjadi senjata operasional yang vital.
4. Tim yang lebih kuat
Berdasarkan analisis dan evaluasi oleh Whitepaper IDC, ditemukan bahwa 89% perusahaan life science pernah mengalami downtime yang tidak direncanakan akibat kesalahpahaman karyawan. 85% diantaranya mengalami kerusakan reputasi sebagai akibatnya dan lebih dari sepertiganya kehilangan bisnis.
Kesalahpahaman terdengar seperti konsep yang tidak jelas dan samar-samar untuk diatasi, tetapi sebenarnya hal ini berfokus pada apakah sumber daya manusia perusahaan Anda tahu bagaimana melakukan pekerjaan mereka dengan kemampuan terbaik setiap harinya.
Sistem manajemen mutu adalah kunci untuk memperbaiki masalah ini. Proses yang didokumentasikan dengan baik, pelatihan yang bijaksana dan efektif, serta budaya kualitas yang kuat akan membuat tim Anda tetap selaras dan terhubung. Hal ini kemudian membantu Anda dalam meminimalkan kesalahan dan memaksimalkan semangat kerja.
Kesimpulan
Kini setelah Anda mengetahui apa itu quality management system (QMS) dan pentingnya bagi Anda untuk menerapkan QMS ke dalam perusahaan Anda, Anda bisa mulai menerapkannya ke dalam proses bisnis Anda.
Anda bisa mulai dengan memikirkan beberapa proses inti yang mendefinisikan bisnis Anda dan apa yang dilakukannya. Lalu, dokumentasikan proses-proses tersebut dan pikirkan baik-baik bagaimana QMS Anda dikelola sebagai rangkaian proses yang saling terkait dengan cara yang terstandarisasi, konsisten, dan berpusat pada pelanggan. Ingatlah untuk selalu melibatkan orang terlibat untuk mencapai sasaran, karena keterlibatan orang dalam tim memegang salah satu peran terpenting untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam menciptakan dan mempertahankan kesuksesan bisnis.
Ingin memperoleh informasi bermanfaat seputar industri lainnya? Kunjungi website kami untuk menelusuri lebih lanjut.
Comments