Pengadaan dan pengiriman barang adalah kegiatan yang sudah sering didengar. Dalam satu perusahaan, pengadaan dan pengiriman barang ini menjadi kegiatan utama yang menunjang proses produksi. Biasanya kegiatan ini dikenal dengan istilah logistik.
Apa Itu Logistik?
Bila mendengar kata logistik, pasti yang terpikir pertama adalah pengiriman barang. Padahal bidang logistik tidak hanya menangani masalah pengiriman saja namun juga termasuk proses manajemennya. Logistik adalah suatu proses manajemen yang meliputi perencanaan, penerapan, hingga pengawasan ketika pengiriman suatu barang.
Di perusahaan, logistik ini mempunyai tujuan agar barang yang dikirim sampai di tempat tujuan dengan baik, termasuk jumlahnya, kondisi, dan juga waktu pengiriman yang pas. Untuk tujuan ini, maka diperlukan sebuah sistem logistik yang baik agar pengiriman barang bisa optimal tanpa menghabiskan biaya operasional yang banyak.
Konsep Sistem Logistik
Konsep sistem logistik ini bukan sesuatu yang rumit. Pada dasarnya sistem pengiriman barang ini harus bisa mengirimkan barang dengan waktu yang tepat dan kondisi barang tetap baik. Pada prakteknya berikut ini beberapa konsep dasar sistem logistik.
1. Lokasi
Lokasi logistik menjadi hal yang paling penting agar perusahaan bisa mengatur perencanaan pengiriman barang termasuk tujuan, cara pengiriman, dan barang apa yang akan didistribusikan. Lokasi ini menjadi sebuah pelayanan terhadap konsumen yang ingin mendapatkan suatu produk. Sehingga perusahaan menyediakan fasilitas logistik yang terdekat dengan mereka. Lokasi yang strategis bisa memberikan keuntungan yg bagus. Sehingga perusahaan pasti menginginkan fasilitas lokasi yang bagus.
2. Transportasi
Logistik erat hubungannya dengan pengiriman barang. Untuk mengirim barang diperlukan transportasi yang memadai. Sistem transportasi biasanya dibagi menjadi tiga kategori berdasarkan kemampuan mengirim barang. Kategori yang pertama adalah armada pengiriman swasta yang bisa disewa atau dibeli. Kategori yang kedua adalah transportasi khusus yang sudah dikontrak dengan jasa pengiriman. Sedangkan kategori yang terakhir adalah perusahaan transportasi berizin yang bisa mengirim barang dari satu tempat ke yang lain dengan biaya pengiriman. Tak jarang Anda membutuhkan bantuan alat berat seperti forklift yang bisa Anda sewa pada jasa sewa forklift.
3. Komunikasi
Komunikasi juga menjadi hal yang penting dalam distribusi barang. Informasi yang diberikan selama proses logistik dengan konsumen menjadi bagian dari pelayanan yang baik. Kurang komunikasi akan menimbulkan berbagai masalah seperti gangguan sistem dan juga trend laju logistik terganggu.
4. Pengadaan persediaan
Dalam proses logistik juga terdapat manajemen pengadaan. Manajemen ini berfungsi mengatur persediaan barang mulai dari cara mendapatkan, mengolah, menyimpan, hingga distribusi ke konsumen. Manajemen ini mempunyai tugas utama untuk mengatur agar jumlah persediaan tidak kurang dan bisa memenuhi permintaan konsumen.
5. Penyimpanan
Proses penyimpanan meliputi pergerakan barang, pengemasan, dan juga pengepakan. Penyimpanan ini tidak hanya sekedar menyimpan barang namun juga harus menjamin transaksi terlaksana dengan baik. Perusahaan harus mempunyai transportasi yang handal dan juga manajemen pengelolaan yang bagus agar arus distribusi barang berjalan dengan lancar.
Ketika membuat sistem logistik, ada tiga konsep dasar yang harus diperhatikan, yaitu biaya, kecepatan, dan konsistensi. Pelayanan transportasi logistik harus bisa mengirimkan barang sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan dan mempertahankan konsistensi tersebut. Tentu saja proses distribusi juga memerlukan biaya yang bisa disesuaikan dengan budget perusahaan.
Manajemen Gudang Logistik
Sama halnya dengan gudang pada umumnya, gudang logistik juga harus menerapkan sistem manajemen yang baik. Manajemen gudang ini bermanfaat untuk mengatur distribusi barang agar berjalan dengan baik dan tidak ada yang kurang. Ada banyak hal yang harus diatur di gudang seperti jumlah stok barang, jenis barang, barang yang akan dikirim, dan sebagainya. Berikut ini beberapa manajemen dasar gudang logistik.
1. Produk masuk
Sebelum didistribusikan, barang yang masuk akan dikumpulkan untuk dicatat jenis dan informasi lainnya. Selain dicatat, kondisi barang juga diperiksa untuk memastikan hanya barang dengan kualitas bagus yang akan dikirim.
2. Penggabungan
Setelah dicatat, barang akan digabungkan berdasarkan dengan jenisnya. Penggabungan ini bertujuan mempermudah proses pencarian barang sebelum barang didistribusikan ke konsumen.
3. Pengepakan
Sebelum dikirim, barang akan dikemas dan dipak di gudang. Proses packaging memastikan bila barang akan diterima konsumen dalam keadaan baik dan tidak rusak.
4. Pengiriman
Pengiriman barang harus berdasarkan jadwal yang sudah dibuat. Gudang menjadi tempat untuk mengontrol jadwal pengiriman barang agar dilakukan tepat waktu.
Mengapa Harus Menggunakan Manajemen Pergudangan?
Untuk mengatur logistik, perusahaan memang perlu menerapkan manajemen pergudangan. Bukan tanpa alasan, manajemen pergudangan ini membantu mengatur proses barang keluar dan masuk dengan lebih baik. Meski masih banyak yang menggunakan gudang apa adanya, namun berikut ini beberapa alasan menggunakan manajemen pergudangan.
1. Kontrol barang lebih baik
Manajemen pergudangan membuat kontrol barang menjadi lebih baik. Hal ini karena manajemen pergudangan mencatat stok barang keluar dan masuk secara otomatis. Selain itu, barang juga ditata berdasarkan tipe dan jenisnya sehingga mempermudah pencarian barang. Dengan begini proses pengiriman barang bisa dilakukan sesuai jadwal karena barang bisa dengan mudah didapat.
2. Mengurangi potensi kerugian
Manajemen mengurangi potensi kerugian karena kelalaian terhadap kontrol barang. Misalnya ada produk yang tidak terdata, data stok yang tidak sesuai dengan jumlah yang ada di lapangan, hingga produk siap kirim yang tidak lulus quality check. Manajemen logistik membantu mengurangi potensi kerugian karena hal-hal tersebut dan memastikan hanya barang dalam kondisi bagus yang dikirim ke konsumen.
3. Informasi data barang
Barang yang disimpan di gudang dengan menggunakan manajemen sistem pergudangan tersusun dengan rapi. Anda bisa mendapatkan informasi data barang terbaru dengan akurat. Hal ini akan membantu untuk menentukan perencanaan bisnis misalnya apakah harus memesan barang dari supplier atau tidak.
4. Tidak ada kecurangan
Selain mengurangi potensi kerugian, manajemen ini juga mengurangi potensi kecurangan dan penipuan. Dengan banyaknya barang yang ada di gudang, kecurangan dan penipuan bukanlah hal yang mustahil. Namun dengan manajemen pergudangan, Anda bisa mengontrol produk, harga, dan juga stok dengan mudah. Anda bisa membandingkan data yang ada di komputer dengan produk secara fisik dengan mudah.
5. Pelayanan konsumen
Perusahaan pasti tidak ingin mendapatkan penilaian buruk dari konsumen karena pengiriman yang kurang bagus. Konsumen ingin menerima barang dengan cepat dan dalam kondisi bagus. Sistem logistik bertugas mengatur pengiriman agar sesuai dengan permintaan konsumen tersebut. Dengan pelayanan yang bagus, tentu reputasi perusahaan juga bagus di mata konsumen.
Manajemen logistik yang tepat juga bisa membantu meningkatkan produktivitas karyawan. Sistem yang tepat tidak membutuhkan banyak karyawan namun bisa membuat kinerja karyawan lebih baik karena semua serba otomatis dan mudah. Sistem secara otomatis akan memberitahukan apa yang harus dikerjakan karyawan terlebih dahulu sehingga tidak ada tugas yang terbengkalai.
Selain meningkatkan kinerja karyawan, sistem yang baik juga mengurangi anggaran untuk membeli peralatan. Perusahaan tidak perlu membeli alat-alat rumit karena proses penghitungan stok barang sudah tercatat secara otomatis di komputer. Karyawan tidak perlu melakukan pekerjaan yang sifatnya manual dan membutuhkan banyak waktu.
Tugas Staf Logistik
Untuk memastikan bila proses pengiriman barang terlaksana sebagaimana mestinya, perusahaan mempunyai tim logistik. Mungkin masih banyak yang belum memahami apa itu logistik staff. Secara umum logistik staff adalah tim yang terdiri dari karyawan yang melaksanakan tugas administrasi serta pelaksana teknis pengiriman. Beberapa tugas staf logistik meliputi:
Membuat form, mengumpulkan, meminta, dan membagikan formulir permintaan barang. Formulir ini berupa formulir kosong atau formulir yang sudah disetujui oleh atasan.
Membuat rekapitulasi permintaan barang sekaligus melakukan pemesanan barang.
Melakukan pemeriksaan dan pengecekan barang apakah sudah sesuai dengan standar perusahaan. Setelah itu menyusun barang sesuai dengan tipe dan menyimpan pada tempat yang sudah disediakan.
Menyiapkan barang sesuai dengan pesanan dan mencatat barang yang keluar.
Mengirimkan barang sesuai dengan pesanan.
Membuat catatan stok barang sesuai dengan stok fisik di gudang.
Membuat laporan terkait dengan pengiriman, pengeluaran, dan juga stok barang.
Sistem logistik yang ekonomis dan efisien mampu menunjang kelangsungan bisnis. Dengan sistem yang praktis, perusahaan bisa menyediakan barang sesuai dengan permintaan konsumen dengan waktu yang tepat dan kualitas yang bagus. Selain itu, sistem logistik juga membantu menghemat pengeluaran perusahaan bila dilakukan dengan benar.
Comments